Política de privacidad y protección de datos personales

OBJETIVO

El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de Privacidad”), es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales.

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ALCANCE

La presente Política de Privacidad es aplicable tanto a CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden los Grupos de Interés del Responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE

CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S

DOMICILIO

MANIZALES

DIRECCIÓN

CARRERA 25 No. 65-179

CORREO ELECTRÓNICO

ADMINISTRACION@CJPUBLICIDAD.COM

TELÉFONO

320 7881925

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderá por:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, la cual puede ser recolectada de manera (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó la autorización.

AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable del Tratamiento, que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales físico o electrónico (digital) que sea objeto de Tratamiento manual o automatizado.

DATOS PERSONALES: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La naturaleza de los Datos Personales puede ser pública, semiprivada, privada o sensible.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, que no estén sometidos a reserva.

DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular de Datos Personales o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huella dactilar, el iris del ojo, voz, forma de caminar, palma de la mano o los rasgos del rostro, fotografías, videos, entre otros).

A los Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes, se les aplicarán las mismas normas y procedimientos que a los Datos Sensibles, y no se le dará Tratamiento alguno que pueda vulnerar o amenazar su desarrollo físico, mental y emocional.

DATOS SEMIPRIVADOS: Son aquellos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Se entiende por dato semiprivado, entre otros, la información relacionada con seguridad social y con el comportamiento financiero y crediticio.

DERECHO DE HÁBEAS DATA: Conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Dentro del Derecho de Hábeas Data, se encuentran los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Derecho que tiene el Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, o los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto de qué Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento, origen, uso y finalidad que se le han dado a los mismos.
Reclamo de corrección o actualización: Derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
Reclamo de supresión: Derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Reclamo de revocación de la autorización: Derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
Reclamo de infracción: Derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos Personales.
Consulta de la autorización para el Tratamiento: Derecho del Titular a solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales
Queja ante la SIC: Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones en materia de Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entienden como Encargados del Tratamientos los reportados en el Registro Nacional de Bases de Datos.

GRUPOS DE INTERÉS: Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderán como Grupos de Interés todos los grupos de personas naturales respecto de las cuales el Responsable del Tratamiento y/o los Encargados del Tratamiento realicen algún Tratamiento de Datos Personales.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Persona o Área Responsable de atender las Quejas y Reclamos que se presenten en materia de Protección de Datos Personales, designada en la Política de Privacidad.

PQR´S: Consultas y reclamos en materia de Protección de Datos Personales.

PROTECCIÓN DE DATOS: son todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entiende como Responsable del Tratamiento CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S.

TITULAR: Para los efectos de la Ley 1266 de 2008, es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías consagrados en dicha Ley y las normas que la complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen. Para los efectos de la Ley 1581 de 2012, es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRANSFERENCIA: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, Transferencia, Transmisión o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

Los siguientes, son los Principios Rectores en materia de Protección de Datos Personales, y aplicarán al Tratamiento que realicen el Responsable de Tratamiento, sus empleados y todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden sus Grupos de Interés, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a los Datos Personales se realizará de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Quedan exceptuados de este principio los Datos Públicos, los cuales podrán ser objeto de Tratamiento sin que se requiera autorización del Titular, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

TRATAMIENTOS A LOS CUALES SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SUS FINALIDADES

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, el Responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus Grupos de Interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación:

FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS

Transmisión y Transferencia nacional e internacional y almacenamiento y custodia de información y/o Datos Personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, en países considerados por la Superintendencia de Industria y Comercio como seguros o aquellos que no lo sean, siempre que se requiera para el desarrollo de las actividades propias de la empresa y las relaciones con los diferentes Grupos de Interés.
Registro y control de entrada y salida de documentos.
Análisis y elaboración de programas que generen un impacto social para los Grupos de Interés del Responsable del Tratamiento.
Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como la conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos, los cuales podrán ser utilizados para publicaciones internas y/o externas propias y/o de clientes o aliados estratégicos, nacionales e internacionales.
Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.

Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la presente Política de Privacidad, las actividades propias del Responsable del Tratamiento o aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios, a través de los datos de contacto profesionales, empresariales y/o personales de los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse aDE teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación.
Controles, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los Titulares de los diferentes Grupos de Interés.
Indicadores internos.
Base para toma de decisiones.
Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones del Responsable del Tratamiento mediante videovigilancia.
Seguridad de las instalaciones y personas que ingresan a las mismas y atención de emergencias.
Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, consultorías e implementación de planes de mejora.
Cumplimiento de normas vigentes.
Reportes a autoridades administrativas y judiciales competentes.
Atención de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales competentes.
Elaboración y presentación de demandas y denuncios ante las autoridades competentes, así como ejercer el derecho de defensa en cualquier proceso administrativo y/o judicial.
Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el Responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
Comunicaciones internas o externas.
Gestión financiera y contable, creación de terceros, y registro en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento.
Remisión de información a los Titulares, relacionada con el objeto social del Responsable del Tratamiento o de sus aliados estratégicos.
Atención de PQR’s.
Solicitudes de créditos o servicios financieros.
Expedición de pólizas y seguros.
Finalidades indicadas en la autorización otorgada por el Titular y/o en los Avisos de Privacidad.

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FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ASPIRANTES, EMPLEADOS DIRECTOS E INDIRECTOS, ACTIVOS E INACTIVOS Y SUS FAMILIAS

Recolección de hojas de vida directamente del Titular o de terceras personas naturales o jurídicas que las remitan, bien sea de manera independiente, o por Encargo del Responsable del Tratamiento.
Desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación de referencias laborales y/o personales, verificación de antecedentes judiciales y/o disciplinarios, entrevistas y pruebas médicas, psicotécnicas y de competencias que se requieran.
Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
Vinculación laboral, suscripción de contratos laborales y/o de prestación de servicios.
Proceso de carnetización.
Control de renovación del contrato.
Programación de trabajo y asignación de funciones, roles y perfiles asociados al cargo desempeñado.
Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa.
Procesos disciplinarios y registro del historial disciplinario.
Cumplimiento de obligaciones del Responsable del Tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes.
Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
Evaluaciones de competencias y desempeño.
Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
Entrega de dotación.
Contratación con terceros de servicios que beneficien a los empleados directos e indirectos y sus familias.
Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo SG-SST, incluyendo, pero sin limitarse a: recopilación y análisis de Información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos, investigación e indicadores de ausentismo, incidentalidad y accidentalidad, evaluaciones médicas laborales, seguridad vial, reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo, inspecciones y estudios del puesto de trabajo, verificación del uso de elementos de protección, identificación de peligros y evaluación de conductas inseguras, procesos de observación de comportamientos seguros y seguimiento a compromisos.
Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
Suministro de información a Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo, cuentas de correo electrónico y páginas web que así lo requieran.
Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas.
Identificación y seguimiento de ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los Contratantes del Responsable del Tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por éste último en calidad de Contratista y/o Proveedor.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES INACTIVOS, ACTIVOS Y POTENCIALES Y SUS COLABORADORES

Análisis de comportamiento y segmentación del mercado.
Gestión de solicitudes de información, cotizaciones, propuestas comerciales y cualquier contacto previo a la celebración de una relación contractual.
Ofrecimiento de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
Suscripción y ejecución de contratos.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Realizar procesos de facturación, recaudo, cobro, gestión de cartera, validación de pagos, conciliaciones contables y cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y financieras.
Identificación de deudores y codeudores.
Gestión de clientes.
Fidelización de clientes.
Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores y/o Aliados estratégicos, con o sin contraprestación alguna, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la presente Política de Privacidad.
Remisión de encuestas de satisfacción.
Uso de imagen y datos de identificación y/u otros datos personales, para comunicaciones y/o publicidad interna o externa, contenidos noticiosos y campañas publicitarias de las marcas propias y/o de terceros, en cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse a: redes sociales, blogs, páginas web, televisión y radio.
Segmentación de audiencias según datos demográficos, intereses, comportamientos y movimiento de redes sociales.
Creación, administración, y gestión de usuarios, perfiles, credenciales de acceso, contraseñas y permisos requeridos para el uso de plataformas, aplicaciones, herramientas tecnológicas o entornos digitales administrados por la Agencia o por terceros autorizados.
Registro, grabación, almacenamiento, transcripción, documentación y seguimiento a reuniones presenciales o virtuales sostenidas con el Titular o sus representantes para fines operativos, comerciales, de control de calidad, soporte, capacitación, seguimiento de proyectos y cumplimiento contractual.
Elaboración de actas, minutas, resúmenes, reportes y demás documentos derivados de reuniones, conversaciones o espacios de trabajo desarrollados con el Titular.
Realización de investigaciones de mercado, estudios sectoriales, análisis estadísticos, mediciones de percepción, segmentación de audiencias y actividades de analítica de datos para mejorar productos, servicios, campañas y estrategias comerciales.
Diseño, desarrollo, ejecución y optimización de campañas de mercadeo, publicidad, comunicación, posicionamiento de marca y estrategias digitales.
Envío de información publicitaria, promocional, comercial e institucional relacionada con los servicios de la Agencia, sus marcas, proyectos, productos y aliados comerciales.
Remisión de información sobre eventos, ferias, festivales, capacitaciones, lanzamientos, conferencias, foros, actividades académicas, espacios de networking, convocatorias y demás iniciativas organizadas por la Agencia, sus clientes o sus aliados estratégicos.
Remisión de información relacionada con novedades, tendencias, contenidos especializados, oportunidades de negocio y actividades de interés para el Titular.
Remisión de mensajes de gestión de cobro, promocionales y/o comerciales, conforme a la Ley 2300 de 2023, a través de los siguientes canales que se entienden autorizados por el Titular: aplicaciones web (chat, WhatsApp u otras), llamada a celular y/o teléfono, correo electrónico, SMS, redes sociales, y los demás que indique.

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FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS, ALIADOS ESTRATÉGICOS Y SUS COLABORADORES

Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
Invitaciones a participar en procesos de contratación y/o alianzas estratégicas.
Desarrollo de procesos de contratación y/o alianzas estratégicas.
Solicitud de referencias y certificados de terceros.
Suscripción y ejecución de contratos y/o emisión de órdenes de compra y/o de servicios.
Administración de contratos.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Gestión de pago.
Generación de información tributaria.
Evaluación de los Contratistas, Proveedores y/o Aliados Estratégicos.
Contacto con los Proveedores, Contratistas y/o Aliados Estratégicos o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compra emitidas.
Verificación de cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
Verificación de referencias.
Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los Contratistas y Proveedores y de sus colaboradores.
Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente – SSTA y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales, y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
Programación de actividades técnicas y confirmación de ejecución de actividades.
Gestión de reclamaciones de calidad de los productos.
Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de contratistas y proveedores y/o sus colaboradores, cuando se estipule esta obligación en los contratos a cargo del Responsable del Tratamiento.
Análisis de desempeño.
Análisis de mercadeo.

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FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS Y MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA

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Solicitud y verificación de antecedentes judiciales, administrativos y disciplinarios.
Convocatoria a asambleas y/o Juntas Directivas.
Asentamiento de Actas de Asamblea y Junta Directiva e inscripción de libros.
Envío de información relacionada con las actividades propias del Responsable del Tratamiento.
Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los accionistas y/o Miembros de Junta Directiva.
Pago de dividendos u honorarios.
Transmisión y Transferencia de información para solicitudes de créditos, servicios financieros y/o emisión de pólizas, así como para la vinculación con terceros Clientes, Contratistas, Proveedores y/o Aliados Estratégicos.

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FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPTADOS POR VIDEOVIGILANCIA, Y PARA EL INGRESO A INSTALACIONES

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Conservar y suministrar grabaciones de videovigilancia a entidades del Estado que las requieran en el marco de investigaciones, actuaciones administrativas o procesos judiciales.
Registrar y utilizar imágenes captadas por sistemas de videovigilancia para garantizar la seguridad, controlar el acceso y apoyar procesos administrativos y sancionatorios internos respecto de empleados, contratistas, visitantes y demás personas en las instalaciones.

Nota. La imagen personal de las personas que visitan las instalaciones de Apolo quedarán grabadas en DVR por un corto periodo de tiempo, y después son borradas de manera automática. No obstante, en caso de que las imágenes de video vigilancia sean objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, éstas se conservarán hasta el momento en que se resuelva la controversia.

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CASOS EN LOS QUE SE ACTÚA EN CALIDAD DE ENCARGADO

CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S., en determinados servicios, actuará exclusivamente en calidad de Encargado del Tratamiento de datos personales, conforme a las instrucciones impartidas por sus clientes, quienes ostentarán la calidad de Responsable del Tratamiento. Lo anterior ocurre cuando CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S. recibe, accede, almacena, utiliza, organiza, consulta, comparte, produce, edita, administra, y demás acciones relacionadas, información personal por cuenta de sus clientes para la ejecución de los servicios contratados, incluyendo, entre otros, los siguientes casos:

Uso, edición, diseño, producción y publicación de fotografías, imágenes, videos, material audiovisual, vallas publicitarias, piezas gráficas, contenido digital, emisiones radiales, cuñas publicitarias, jingles, grabaciones de voz y demás contenidos de comunicación y publicidad.

Desarrollo, ejecución y seguimiento de campañas publicitarias, estrategias de mercadeo y comunicación.
Análisis de mercado, investigación comercial, segmentación de mercados y caracterización de audiencias.
Realización de encuestas, sondeos, estudios de percepción, investigaciones de hábitos de consumo y análisis de comportamiento frente a productos, servicios o marcas.
Contratación, selección, coordinación y gestión de modelos, influenciadores, talentos, voceros, creadores de contenido y demás participantes de campañas o actividades promocionales.
Planeación, diseño, ejecución y desarrollo de proyectos de comunicación, publicidad, mercadeo, posicionamiento de marca y transformación digital.
Elaboración de estrategias de comunicación, informes, presentaciones, propuestas, conceptos creativos y piezas destinadas a cualquier medio de comunicación físico o digital.
Administración, monitoreo y gestión de redes sociales, comunidades digitales, plataformas tecnológicas, aplicaciones, páginas web y canales de comunicación administrados por cuenta del cliente.
Producción, almacenamiento, edición, distribución y publicación de contenidos en medios impresos, digitales, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza.
Gestión de bases de datos, actividades de relacionamiento con usuarios, atención de clientes, gestión de eventos, fidelización, analítica de datos, medición de resultados y demás actividades relacionadas con los servicios contratados.
Cualquier otra actividad razonablemente necesaria para la adecuada prestación de los servicios de publicidad, mercadeo, comunicaciones, producción audiovisual, tecnología, investigación de mercados o gestión de marca contratados por el Responsable del Tratamiento.

Tantos en los casos expuestos de forma previa, como en situaciones similares, los datos personales serán tratados exclusivamente de conformidad con las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento y para las finalidades previamente autorizadas por los respectivos titulares de la información. En ese sentido, CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S. no determinará las finalidades ni los medios esenciales del tratamiento de los datos suministrados por sus clientes, por lo que no asumirá la calidad de Responsable respecto de dichas bases de datos o de la información entregada para la ejecución de los servicios.

Finalmente, cuando CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S. actúe como Encargado, se obligará a:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA)

Con el fin de optimizar sus procesos operativos, administrativos, creativos, comerciales y de prestación de servicios, CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S. utiliza herramientas de inteligencia artificial. Estas herramientas podrán ser utilizadas, entre otras finalidades, para:

Generar, editar, optimizar y revisar textos, contenidos, presentaciones, propuestas comerciales, informes, estrategias y documentos de trabajo.
Asistir en reuniones presenciales o virtuales mediante la generación de transcripciones, resúmenes, actas, tareas, compromisos y documentación de seguimiento.
Analizar información, identificar patrones, tendencias, oportunidades de mejora, comportamientos de mercado y métricas de desempeño.
Apoyar el desarrollo de campañas publicitarias, estrategias de comunicación, planes de mercadeo y proyectos de innovación.
Facilitar la elaboración de briefs, levantamiento de requerimientos, entendimiento de necesidades, clasificación y organización de información.
Generar, editar, mejorar, adaptar o transformar imágenes, fotografías, audio, video, piezas gráficas, diseños, animaciones y demás contenidos creativos.
Mejorar la eficiencia en la prestación de los servicios contratados y la experiencia de clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás grupos de interés.
Realizar actividades de búsqueda, consulta, análisis, resumen y procesamiento de información.
Cualquier otra actividad compatible con las finalidades descritas en la presente Política y necesaria para el desarrollo de las operaciones de CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S.

En todo caso, si en el uso de las herramientas de ia, CJ MARTINS PUBLICIDAD S.A.S. requiere el tratamiento de datos personales, se adoptará un protocolo específico para el tratamiento de los mismos, el cual incluye, entre otras, las siguientes medidas:

Minimización de datos.

Preferencia por datos anonimizados o seudonimizados.

Restricción de ingreso de datos sensibles o no necesarios.

Evaluación de riesgos y controles de seguridad.

Uso responsable y supervisado.

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DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares de Datos Personales, los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Es deber del Responsable del Tratamiento:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data
Solicitar y conservar por cualquier medio y en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y en especial, para la atención de consultas y reclamos
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

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PERSONA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PQR’s

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será la Gerencia, quien ejercerá, entre otras, las funciones de Oficial de Protección de Datos Personales.

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PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS

Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales, establecidos por el Responsable del Tratamiento para la atención de PQR’s:

Correo electrónico LUZAMPARO@CJPUBLICIDAD.COM

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQR´s, conforme a lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del Titular, de lo cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.
Los derechos de los Niños, Niñas o Adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

El trámite de las PQRs de habeas data, se dará según las siguientes disposiciones:

Consultas: El Titular, o la persona autorizada, podrá presentar solicitudes relacionadas con el derecho a consultar la información personal que repose en las bases de datos de la empresa. La consulta será atendida dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, indicando la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, que requiera revocar la autorización otorgada o que identifique un presunto incumplimiento de deberes legales, podrá presentar un reclamo. El reclamo será atendido dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado las razones del retraso y se indicará la fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

VIGENCIA

Fecha

Descripción

21/09/2026

Creación de la Política

Modificación de la Política.

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Las Bases de Datos sujetas a Tratamiento por parte del Responsable del Tratamiento, estarán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y/o el término que establezca la ley.

El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente Política de Privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la misma, en relación con la identificación del Responsable del Tratamiento y a la finalidad del Tratamiento de los Datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular a través de la presente sección de la Política.

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